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Ablehnungsgründe für BelegeReasons for rejected receipts
Hier steht, was hinter dem Ablehnungsgrund eines Belegs steckt und wie es beim nächsten Mal klappt.What each rejection reason means and how to get it right next time.
Falscher AkzeptanzpartnerWrong acceptance partner
- Eingeschränktes Akzeptanzpartnernetzwerk
Dein Arbeitgeber hat ein eingeschränktes Akzeptanzpartnernetzwerk definiert und du hast einen Beleg eingereicht, der nicht diesem Akzeptanzpartnernetzwerk entspricht.
Falls dein Arbeitgeber das Akzeptanzpartnernetzwerk eingeschränkt hat, ist dies unter "Meine-dbonApp - Wo kann ich meine Gutscheine einlösen? " ersichtlich. Mögliche Einschränkungen sind z.B. nach Orten, Bundesländern oder auch ganz bestimmte Gaststätten und/oder Lebensmittelgeschäfte.
Wenn du also einen Beleg einreichen, der nicht den Kriterien Meine-dbonApp „Wo kann ich meine Gutscheine einlösen?“ entspricht, wird dieser abgelehnt.
- Du hast einen Beleg eingereicht, der nicht einem Akzeptanzpartner für Essensbons entspricht
Hier ist der Ablehnungsgrund selbstredend. z.B. Friseurbeleg, Tankstellenbeleg, Schuhgeschäft, Drogeriemarkt, Kiosk, Baumarkt, Kino usw. Das sind alles keine Akzeptanzpartner für Essenszuschuss.
- Du hast ein Foto gemacht, das gar keinen Beleg darstellt.
- Restricted acceptance partner network
Your employer has defined a restricted acceptance partner network and you have submitted a voucher that does not correspond to this acceptance partner network.
If your employer has restricted the acceptance partner network, this is shown under "My-dbonApp, Where can I redeem my vouchers? " section. Possible restrictions are e.g. by city, federal state or even specific restaurants and/or grocery stores.
If you submit a voucher that does not meet the My-dbonApp "Where can I redeem my vouchers?" criteria, it will be rejected.
- You have submitted a receipt that does not correspond to an acceptance partner for meal vouchers
Here the reason for rejection is self-evident. e.g. hairdresser's receipt, petrol station receipt, shoe store, drugstore, kiosk, DIY store, cinema, etc. All of these are not acceptance partners for meal allowances.
- You have taken a photo that does not represent any evidence at all.
Falscher Tag oder UhrzeitWrong day or time
Dein Arbeitgeber hat Essenszeiten vorgegeben. Deine Essenszeit findest du unter "Meine-dbonApp - Welche Essenszeiten habe ich? Falls der Wochentag und/oder die Uhrzeit deines Beleges außerhalb dieser Essenszeit liegt, ist der Beleg ungültig.
Beispiel: Essenszeit von Mo-Fr von 11.00 bis 14.00 Uhr
Dein Beleg ist jedoch am Freitag um 14.10 datiert und deshalb ungültig
Oder du hast einen Beleg vom Samstag oder Sonntag eingereicht und ist deshalb ungültig.
Bitte beachte, dass das Datum und die Uhrzeit auf dem Beleg relevant ist.
Your employer has set meal times. You can find your meal times under "My-dbonApp, What are my meal times? If the day of the week and/or the time of your voucher is outside this meal time, the voucher is invalid.
Example: Meal time from Mon-Fri from 11.00 to 14.00
However, your receipt is dated Friday at 14.10 and is therefore invalid
Or you have submitted a receipt from Saturday or Sunday and is therefore invalid.
Please note that the date and time on the receipt are relevant.
Betrag schon ausgeschöpftAmount already exhausted
Dieser Ablehnungsgrund erscheint, wenn bei einem eingereichten Beleg das Guthaben bereits komplett ausgeschöpft ist oder wenn das Guthaben in einer bestimmten Gutscheinkategorie bereits erschöpft ist.
Beleg wurde abgelehnt obwohl noch ein Guthaben besteht
In der dbonApp im aktuellen Monat siehts du, welches Guthaben du aktuell in Summe zur Verfügung hast. Das ist der Betrag im unteren Kreis. Laut deiner dbonApp hast du noch ein Guthaben von 112.70 zur Verfügung. Trotzdem wurde Ihr Beleg aus einem Lebensmittelgeschäft abgelehnt.
Wie kann das sein?
Bitte prüfe, wie sich das Guthaben von 112,70 zusammensetzt, indem du auf den Kreis klickst.
Bei diesem Beispiel siehst du, dass das Guthaben ausschließlich aus Mittagessengutscheinen besteht. Guthaben für Mittagessen kannst du ausschließlich in Gasstätten einlösen und nicht in Lebensmittelgeschäften. Daher wurde der Lebensmittelbeleg abgelehnt obwohl noch ein Guthaben vorhanden ist.
Guthaben tatsächlich bereits ausgeschöpft
Wenn dein Guthaben tatsächlich bereits auf 0,00 ist wie in diesem Beispiel, kannst du zwar noch Belege einreichen, diese werden jedoch abgelehnt, da das Guthaben bereits ausgeschöpft ist.
Maximal ein Beleg pro Tag einreichbar
Wenn bei du maximal einen Beleg pro Tag einreichen darfs (siehe meine dbonApp) kannst du auch nur einen Beleg einreichen.
This reason for rejection appears if the credit balance of a submitted voucher has already been completely exhausted or if the credit balance in a certain voucher category has already been exhausted.
Receipt was rejected although there is still a credit balance
In the dbonApp for the current month, you can see the total amount of balance you currently have available. This is the amount in the lower circle. According to your dbonApp, you still have a balance of 112.70 available. Nevertheless, your receipt from a grocery store has been rejected.
How can that be?
Please check how the balance of 112.70 is made up by clicking on the circle.
In this example, you can see that the balance consists exclusively of lunch vouchers. You can only redeem credit for lunches in restaurants and not in grocery stores. Therefore, the food voucher has been rejected even though there is still a balance.
Credit balance actually already exhausted
If your balance is actually already at 0.00, as in this example, you can still submit receipts, but these will be rejected as the balance has already been used up.
A maximum of one receipt can be submitted per day
If you are allowed to submit a maximum of one receipt per day (see my-dbonapp), you can only submit one receipt.
Akzeptanzpartner konnte nicht ermittelt werdenAcceptance partner could not be determined
- Der Beleg ist abgeschnitten und der Rechnungsaussteller ist nicht ersichtlich
Jeder Beleg muss eindeutig einem Akzeptanzpartner zuordenbar sein. Wenn der Beleg nicht komplett abfotografiert wurde und der Rechnungskopf abgeschnitten wurde, kann keine Zuordnung erfolgen und der Beleg wird abgelehnt. - Der Beleg hat eine schlechte Qualität, der Akzeptanzpartner ist nicht erkennbar
Wenn der Beleg unscharf/verwackelt/dunkel fotografiert wird kann keine Zuordnung erfolgen
Lösung:
Bitte lösche den abgelehnten Beleg und reiche den Beleg nochmals vollständig und gut leserlich ein.
- The receipt is cut off and the invoice issuer is not visible
Each receipt must be clearly assignable to an acceptance partner. If the document has not been photographed in full and the invoice header has been cut off, it cannot be assigned and the document is rejected. - The document is of poor quality, the acceptance partner is not recognizable
If the document is photographed out of focus/blurred/dark, it cannot be assigned
Solution:
Please delete the rejected receipt and submit the receipt again completely and legibly.
Beleg schon vorhandenReceipt already available
Dieser Ablehnungsgrund ist selbstredend. Wenn der Beleg durch dich selbst oder eine andere Person bereits eingereicht wurde, wird die zweite, dritte usw. Einreichung abgelehnt. Ein Beleg kann nur einmal von einer Person eingereicht werden da eine Duplikatprüfung erfolgt.
Für eine Sammelrechnung mit mehreren Mahlzeiten, an der sich auch deine Arbeitskollegen beteiligen wollen, muss der Beleg von einer Person als Sammelbeleg eingereicht werden und die beteiligten Arbeitskollegen hängen sich mittels Key an den Beleg.
This reason for rejection is self-evident. If the document has already been submitted by yourself or another person, the second, third etc. submission will be rejected. submission will be rejected. A document can only be submitted once by one person as a duplicate check is carried out.
For a shared receipt with several meals in which your work colleagues also want to participate, the receipt must be submitted by one person as a shared receipt and the participating work colleagues attach themselves to the receipt using the key funktion.
Beleg außerhalb des Gültigkeitsbereichs der MitarbeiterstammdatenDocument outside the area of validity of the employee master data
Belegdatum vor dem Gültigkeitsdatum
Du bekommst von deinem Arbeitgeber Essensgutscheine ab einem bestimmten Datum, z.B. ab dem Monat Mai 2025 zur Verfügung gestellt.
Du reichst jedoch z.B. einen Beleg mit Belegdatum 31.03.2025 ein. Das Belegdatum liegt vor dem Gültigkeitsbereich und ist daher ungültig.
Beleg nach dem Gültigkeitsdatum
Du trittst aus deinem Unternehmen z.B. per 30.04.2025 aus und hast von deinem Arbeitgeber Essensgutscheine bis einschließlich April 2025 zur Verfügung gestellt bekommen. Du reichst einen Beleg mit Belegdatum 1. Mai 2025. Das Belegdatum liegt außerhalb deines Gültigkeitsbereichs und ist daher ungültig.
Lösung: Bitte achte darauf, dass das Belegdatum innerhalb deines Gültigkeitsbereichs liegt.
Document date before the validity date
Your employer will provide you with meal vouchers from a certain date, e.g. from May 2025.
However, you submit a voucher with a voucher date of 31.03.2025, for example. The voucher date is before the validity period and is therefore invalid.
Voucher after the validity date
You leave your company, e.g. on April 30, 2025, and have been provided with meal vouchers by your employer up to and including April 2025. You submit a voucher with a voucher date of May 1, 2025. The voucher date is outside your validity period and is therefore invalid.
Solution: Please make sure that the voucher date is within your validity period.
Beleg in falscher PeriodeDocument in wrong period
Du musst die Belege eines Monats bis zu einem bestimmten Zeitpunkt einreichen. Deine Einreichfrist findest du unter meine-dbonapp Bis wann kann ich Belege einreichen?
Beispiel: Wenn die Belegeinreichfrist z.B. bis am 5. des Folgemonats ist musst du die Belege vom Mai 2025 spätestens bis am 5. Juni 2025 einreichen. Eine spätere Einreichung ist nicht mehr möglich und der zu spät eingereichte Beleg ist ungültig.
You must submit a month's vouchers by a certain date. You can find your submission deadline under my-dbonapp Until when can I submit receipts?
Example: If the voucher submission deadline is e.g. by the 5th of the following month, you must submit the vouchers from May 2025 by June 5, 2025 at the latest. A later submission is no longer possible and the receipt submitted too late is invalid.
Keine Lebensmittelgutscheine vorhandenNo food vouchers available
Du hast einen Beleg eines Lebensmittelgeschäfts eingereicht, hast jedoch keine Lebensmittelgutscheine zur Verfügung sondern nur Restaurant-Gutscheine.
oder
Du erhälst zwar Lebensmittelgutscheine, dein Guthaben für Lebensmittel ist jedoch schon erschöpft.
You have submitted a receipt from a grocery store, but have no grocery vouchers available, only restaurant vouchers.
or
You will receive food vouchers, but your food credit has already been used up.
Vom Arbeitgeber abgelehntRejected by the employer
Dieser Beleg wurde von deinem Arbeitgeber abgelehnt und wird bei der Abrechnung nicht berücksichtigt. Möglicherweise ist eine Notiz ersichtlich, warum dein Arbeitgeber diesen Beleg abgelehnt hat. Für weitere Infos wende dich bitte direkt an den dbonapp-Administrator bei deinem Arbeitgeber.
This receipt was rejected by your employer and will not be included in the payroll run. There may be a note explaining why your employer has rejected this receipt. For more information, please contact the dbonapp administrator at your employer directly.
Belegeinreichung entspricht nicht der BelegeinreichungsvorgabeVoucher submission does not comply with the voucher submission specification
Positionen für Mahlzeiten sind nicht (deutlich) gekennzeichnet
Auf der eingereichten Rechnung wurden die Artikel, welche zum Ansetzen des Mahlzeiten-Zuschusses gedacht sind, nicht bzw. nicht deutlich erkennbar gekennzeichnet (beispielsweise farblich markiert oder unterstrichen). Die Beträge der angedachten Mahlzeit sind zu addieren und die Summe ist auf den Beleg zu schreiben und lediglich der Betrag für die Mahlzeit darf bei der Einreichung des Beleges eingegeben werden.
Rechnungstotalsumme statt Mahlzeitbetrag eingereicht
Die Mahlzeiten-Positionen sind zwar markiert, es wurde jedoch die komplette Rechnungssumme eingereicht und die Mahlzeit-Summe nicht angeführt.
Einreichung eines Wocheneinkaufs (Kauf auf Vorrat)
Items for meals are not (clearly) marked
On the submitted invoice, the items that are intended to be used for the meal allowance are not or not clearly marked (e.g. highlighted in color or underlined). The amounts of the intended meal must be added together and the total must be written on the receipt and only the amount for the meal may be entered when submitting the receipt.
Invoice total submitted instead of meal amount
The meal items are marked, but the complete invoice total was submitted and the meal total was not stated.
Submission of a weekly purchase (purchase for stock)
Sammelbeleg ungeprüftCollective document unchecked
Die Angaben auf dem eingereichten Sammelbeleg haben sich geändert und der Beleg muss erneut geprüft werden. Du kannst den Beleg erneut mit dem gleichen Key einreichen.
The details on the submitted shared receipt have changed and the receipt must be checked again. You can resubmit the receipt with the same key.
Sammelbeleg FehlerCollective document error
Die Angaben auf dem eingereichten Sammelbeleg haben sich geändert und der Beleg muss erneut geprüft werden. Du kannst den Beleg erneut mit dem gleichen Key einreichen
The details on the submitted shared receipt have changed and the receipt must be checked again. You can resubmit the receipt with the same key
Datum und/oder Uhrzeit nicht ersichtlichDate and/or time not visible
Auf dem Foto ist das Datum und/oder die Uhrzeit des Belegs abgeschnitten. Diese Informationen sind für die Belegprüfung erforderlich. Bitte fotografiere IMMER den kompletten Beleg, um eine Ablehnung des Belegs zu vermeiden.
The date and/or time of the receipt is cut off on the photo. This information is required for document verification. Please ALWAYS take a photo of the complete receipt to avoid the receipt being rejected.
Akzeptanzpartner nicht ersichtlichAcceptance partner not apparent
- Auf dem Foto ist der Akzeptanzpartner nicht oder nicht eindeutig erkennbar. Jeder Beleg muss einem Akzeptanzpartner zuordenbar sein.
- oder auf den Bild ist gar kein Rechnungsbeleg
Bitte fotografiere IMMER den kompletten Beleg, um eine Ablehnung des Belegs zu vermeiden.
- The acceptance partner is not or not clearly recognizable on the photo. Each receipt must be assignable to an acceptance partner.
- or there is no invoice document on the picture at all
Please ALWAYS take a photo of the complete receipt to avoid the receipt being rejected.
Kreditkarten/Bankomat-Beleg statt RechnungCredit card/debit card receipt instead of invoice
Du hast den Beleg eingereicht, den du als Nachweis bekommst, dass du mit Kreditkarte oder Bankmonatkarte bezahlt hast.
Bitte fordere einen ordentlichen Beleg ein, auf dem deine Konsumation ersichtlich ist. Kreditkarten/Bankomat-Abschnitte können nicht berücksichtigt werden.
You have submitted the receipt that you received as proof that you paid by credit card or debit card.
Please request a proper receipt showing your consumption. Credit card/debit card vouchers cannot be taken into account.
Bestellung, Lieferung oder Zwischenrechnung statt ordentliche RechnungPurchase order, delivery bill or interim invoice instead of a regular invoice
Es handelt sich beim eingereichten Beleg nicht um einen Rechnungsbeleg sondern um eine Bestellung, einen Lieferschein oder eine Zwischenrechnung. Ein Rechnungsbeleg hat eine eindeutige Rechnungsnummer, Rechnungsaussteller, Rechnungsdatum/Uhrzeit, Betrag mit ausgewiesener Ust. und Konsumation.
The document submitted is not an invoice document but an order, a delivery bill or an interim invoice. An invoice document has a unique invoice number, invoice issuer, invoice date/time, amount with VAT shown and consumption.
Nur QR-Code fotografiertOnly QR code photographed
Du hast nur den QR-Code fotografiert. Bitte fotografiere IMMER zuerst den kompletten Beleg und erst wenn du aufgefordert wirst, als zweiten Schritt nur den QR-Code. Falls der QR-Code nicht ausgelesen werden kann, kann der Beleg bei einer erforderlichen manuellen Belegprüfung anhand des QR-Codes nichts geprüft werden.
You have only photographed the QR code. Please ALWAYS photograph the complete receipt first and only when you are asked to do so, only photograph the QR code as a second step. If the QR code cannot be read, the receipt cannot be checked using the QR code if a manual receipt check is required.
Unscharf/unleserlichBlurred/illegible
Der Beleg wurde von dir leider unscharf/unleserlich/zu dunkel fotografiert. Datum, Uhrzeit, Betrag und Belegaussteller müssen auf dem eingereichten Foto eindeutig ersichtlich sein. Der Beleg kann daher nicht geprüft werden und ist ungültig.
Unfortunately, you have photographed the receipt out of focus/illegible/too dark. The date, time, amount and document issuer must be clearly visible on the submitted photo. The receipt can therefore not be checked and is invalid.
Ausländischer BelegForeign receipt
Es können üblicherweise nur Belege des Landes anerkannt werden, in dem dein Unternehmen den Firmensitz hat. Ausländische Belege (andere Währung, oder auch andere Sprache) z.B. aus dem Kroatienurlaub können nicht eingereicht werden. Bitte reiche ausschließlich Belege aus dem Ursprungsland deines Arbeitgebers ein.
Usually, only receipts from the country in which your company has its registered office can be recognized. Foreign receipts (in a different currency or language), e.g. from a vacation in Croatia, cannot be submitted. Please only submit receipts from your employer's country of origin.
Mehrere Belege auf einem BildSeveral receipts on one picture
Bitte lade pro Beleg 1 Foto hoch. Eine Einreichung mehrerer Belege auf einem Foto ist nicht möglich, solche Belege sind ungültig.
Please upload 1 photo per receipt. It is not possible to submit multiple receipts on one photo, such receipts are invalid.
QR-Code und Beleg stimmen nicht übereinQR code and receipt do not match
Wenn der QR-Code beim ersten Foto nicht ersichtlich ist, wirst du aufgefordert nur den QR-Code zu fotografieren. Du hat jedoch einen anderen Beleg im zweiten Schritt fotografiert.
If the QR code is not visible in the first photo, you will only be asked to take a photo of the QR code. However, you have photographed another receipt in the second step.
Archivierte BelegeArchived documents
Guthaben bereits ausgeschöpftCredit balance already exhausted
Keine Einlösung mit unterschiedlichen Belegarten möglichNo redemption possible with different voucher types
Sie können nicht am selben Tag Mittagessen und Lebensmittelbelege einreichen.
You cannot submit lunch and food receipts on the same day.
Maximale Gutscheinanzahl/Tag ausgeschöpftMaximum number of vouchers/day exhausted
Die maximal einlösbare Anzahl der Gutscheine für diesen Tag ist bereits aufgebraucht. Siehe dazu Meine-dbonApp: Kann ich mehrere Gutscheine am Tag einlösen?
The maximum number of vouchers that can be redeemed for this day has already been used up. See My dbonApp: Can I redeem several vouchers per day?
Nur 1 Beleg pro Tag möglichOnly 1 receipt per day possible
Du kannst nur einen Beleg pro Tag einreichen. Siehe dazu Meine-dbonApp: Kann ich mehrere Belege am Tag einlösen?
You can only submit one receipt per day. See My dbonApp: How many receipts can I submit per day?
Monatliche Maximalanzahl ausgeschöpftMonthly maximum number exhausted
Du hast die maximale Anzahl an Belegen für diesen Monat bereits verbraucht.
You have already used up the maximum number of vouchers for this month.
Mindestkonsumation unterschrittenMinimum consumption not reached
Der von dir eingereichte Beleg oder Anteil eines Sammelbelegs unterschreitet die Mindestkonsumation.
The receipt or portion of a collective receipt you submit falls below the minimum consumption.
Fragen: office@digibon.at oder +43 5572 89 00 73.
Questions: office@digibon.at or +43 5572 89 00 73.